Cómo redactar un email de forma efectiva

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El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo una herramienta central para las comunicaciones comerciales, en la actualidad, una de las más potentes para el marketing digital.

Entonces, ¿cómo puedes escribir correos electrónicos que obtengan los resultados que deseas? ¿Cómo conseguir redactar emails de forma efectiva?

No te preocupes, es más sencillo de lo que puede parecer. En este artículo, vas a descubrir las estrategias que puedes utilizar para garantizar que tus correos electrónicos sean claros, efectivos y exitosos.

Cómo redactar emails de forma efectiva

Cada correo electrónico que escribes tiene la misma estructura básica: línea de asunto, saludo, cuerpo del correo electrónico y cierre. Pero, hay una manera correcta de hacerlo y ciertas pautas que deben seguirse para redactar emails de formas efectivas.

Llama la atención con la línea de tu asunto

El titular de un periódico tiene dos funciones: captar la atención y resumir el artículo para que el lector pueda decidir si leerlo o no. La línea de asunto de tu correo electrónico debe hacer lo mismo.

Es más probable que una línea de asunto en blanco se pase por alto o se rechace como «spam», por lo que siempre debe usar algunas palabras bien elegidas para decirle al destinatario de qué se trata el correo electrónico.

Es posible que desees incluir la fecha en la línea de asunto si su mensaje es uno de una serie regular de correos electrónicos, como un informe semanal del proyecto. Para un mensaje que necesita una respuesta, también puede incluir un llamado a la acción, como «Responda antes del 7 de noviembre».

Una línea de asunto bien escrita proporciona la información más importante, sin que el destinatario tenga que abrir el correo electrónico, o genera ganas de conocer la totalidad del mensaje, incitando así a ser abierto. Depende del tipo de mensaje que quieras hacer llegar.

Por ejemplo, para un aviso de reunión puedes escribir “Reunión de personal, 10 am 7 de Marzo” en lugar de escribir un simple “Reunión”. Piensa que tus empleados reciben cientos de correos electrónicos al día, muchos de ellos pasando desapercibidos en su bandeja, así proporcionarán la información esencial antes de ser abierto.

Por el contrario, un ejemplo claro para captar la atención del destinatario a una oferta, imaginemos de una empresa de colchones, y conseguir que el mensaje sea abierto, puedes utilizar la línea de asunto de la siguiente forma: “Dormir bien es importante ¡tenemos la solución para tu dolor de espalda!”.

Mantén los mensajes claros y breves

Los correos electrónicos, como las cartas comerciales tradicionales, deben ser claros y concisos. Mantén sus oraciones cortas y al punto. El cuerpo del correo electrónico debe ser directo e informativo, y debe contener toda la información pertinente.

Por lo tanto, si necesitas comunicarte con alguien sobre varios temas diferentes, considera escribir un correo electrónico por separado para cada uno. Esto aclara tu mensaje y le permite al destinatario responder a un tema a la vez, sin pasar nada por alto.

Es importante encontrar el equilibrio. Seguro que no quieres bombardear a alguien con correos electrónicos. Cuando esto suceda, mantén las cosas simples con párrafos numerados y mandar la información en unidades más pequeñas y bien organizadas para que sea más fácil de leer al completo.

Sé profesional y educado

La gente suele pensar que los correos electrónicos pueden ser menos formales, pero los mensajes que envías son un reflejo de tu profesionalidad, valores y atención al cliente, por lo que se necesita un cierto nivel de formalidad.

A menos que tengas mucha confianza con el destinatario, evita el lenguaje informal y las abreviaturas inapropiadas. Los emoticonos pueden ser útiles para aclarar la intención y el tono, pero es mejor usarlos solo con personas que conoces bien.

Cerrar tu mensaje con «Saludos», «Atentamente» o «Todo lo mejor,» es la mejor forma de acabar el correo.

Comprueba que tiene el tono adecuado

Cuando hablamos con la gente cara a cara, interpretamos de la otra persona el lenguaje corporal, tono vocal y expresiones faciales para evaluar cómo se sienten. El correo electrónico nos roba esta información, y esto significa que no podemos saber cuándo las personas han entendido mal nuestros mensajes.

Por ello, tu elección de palabras, longitud de la oración, puntuación y mayúsculas puede malinterpretarse fácilmente sin claves visuales y auditivas.

Un ejemplo de un correo inapropiado:

“Ana, necesito su informe para las 7 de la tarde de hoy o perderé mi fecha límite. Isabel.”

Por el contrario, decir lo siguiente, muestra un tono más amable:

“Hola Ana, Gracias por el gran trabajo que estás haciendo con el informe que te envié. ¿Podrías enviarme tu versión antes de las 7 p.m. para que no pierda mi fecha límite?

¡Muchas gracias!

Isabel”

Al cuidar las palabras, la longitud de frases y diferentes aspectos, muestras un tono más cercano. ¿Notas la diferencia?

Antes de enviarlo, comprueba en cómo se siente tu correo electrónico al leerlo en voz alta. Si tus intenciones o emociones pueden ser mal entendidas, encuentra una manera menos ambigua de expresar tus palabras.

Corrígelo antes de enviarlo

Finalmente, antes de presionar el botón de «enviar», dedica un momento para revisar tu mensaje en busca de errores ortográficos, gramaticales y de puntuación. Tus mensajes de correo electrónico forman parte de tu imagen profesional. Evita enviar un mensaje que contenga errores tipográficos.

Mientras revisas, presta especial atención a la longitud de tu correo electrónico.

¡Recuerda! Es más probable que las personas lean correos electrónicos cortos y concisos que los largos e imprecisos, así que asegúrate de que tus correos electrónicos sean lo más cortos posible, sin excluir la información necesaria.

¿Qué te ha parecido el artículo? ¿Tienes alguna recomendación más? si es así escribe en los comentarios.