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Las herramientas de ofimática de Google: Google Workspace

13/04/2022 0 Francisco Rubio

Tiempo de Lectura: 5 minutos

Google Workspace es una plataforma virtual diseñada por Google para el trabajo colaborativo en tiempo real. Es la versión mejorada de G Suite que, con nuevas y mejores funciones, está abierta para todos los equipos de trabajo y las empresas con menos de 300 empleados.

La solución Google Workspace agrupa diversas herramientas cloud de ofimática. Son aplicaciones que nos permiten crear, editar y compartir documentos en diversos formatos, nos ayudan a la comunicación y conexión a distancia y nos facilitan el almacenamiento en la nube, tanto en el ambiente empresarial y profesional como en el personal.

Características de Google Workspace

Google Workspace es un espacio online que facilita el trabajo diario en la oficina, entre los miembros del equipo y entre los diversos departamentos que integran la corporación. Se caracteriza por ser:

  • Seguro.  Ofrece los mismos sistemas de protección de Google en conjunto con otras herramientas de seguridad, de acuerdo a los requisitos de la empresa. Además, facilita la configuración del sistema, gracias al panel de control que ofrece al administrador.
  • Intuitivo. La interfaz de Google Workspace y de sus herramientas es muy intuitiva. Cada aplicación es fácil de utilizar.
  • Flexible. Las herramientas de Google Workspace se ajustan al:
    • Trabajo en conjunto entre empresas distintas.
    • Ambiente laboral híbrido.
  • Multidispositivo. Acepta el uso de diferentes dispositivos y desde cualquier lugar del planeta.
  • Integral. Agrupa las aplicaciones de Google para:
    • La comunicación: Gmail, Chat o Meet, entre otras herramientas.
    • La creación de documentos y otros archivos: Docs, Sheets, Keeps, etc.
    • El almacenamiento en nube y búsqueda: Drive y Cloud Search.
    • La seguridad y gestión. Admin, Work Insights y otras aplicaciones.

Google Workspace: herramientas para la comunicación

Las herramientas que facilitan la comunicación y conexión de una forma directa son:

Gmail

Gmail es, principalmente, una herramienta para compartir y recibir archivos. Pero también ofrece el almacenaje en nube, seguridad avanzada, chat y correo personalizado con el dominio de la empresa.

Meet

Meet es la aplicación para las vídeollamadas. Es una herramienta que te mantiene en contacto con los colaboradores de tu empresa o con otras corporaciones, y siempre de una forma segura. Dispone del servicio de videoconferencias, utilizando la plataforma Google.

Calendario

Se trata del calendario online que permite organizar los eventos y compartirlos con tus contactos, por medio de Gmail, Meet o Drive. Es una herramienta muy útil para la planificación del trabajo colaborativo.

Chat

Google Chat es una aplicación que ayuda a tener una comunicación fluida. Permite las conversaciones del equipo, mediante mensajes directos y envío de archivos. También integra las funciones de seguridad de Google.

Google Workspace: herramientas para crear diversos archivos

Algunas de las aplicaciones de Google Workspace facilitan la creación de archivos en diversos formatos. Estas herramientas son:

Docs

Docs es la aplicación para crear y editar textos online. Es una herramienta colaborativa, por lo tanto, permite que varias personas trabajen en el mismo archivo a la vez. El almacenaje es realizado automáticamente por el sistema.

Sheets

Sheets permite crear, editar y compartir hojas de cálculo online con inteligencia artificial para la gestión de datos. También acepta el trabajo de diversos usuarios al mismo tiempo. Ofrece la ventaja de ser compatible con las herramientas de Microsoft Office.

Forms

Forms es una aplicación para crear y personalizar diversos tipos de formularios. Se conecta con Sheets para almacenar la información y analizar los datos en hojas de cálculo.

Slides

Con Slides se crean, editan y comparten presentaciones online. Posee las herramientas necesarias para que el documento sea atractivo y elegante. Al igual que Docs y Sheets, facilita el trabajo de varios miembros del equipo al mismo tiempo.

Sites

De forma colaborativa, la aplicación Sites facilita la creación de páginas web para el equipo de trabajo, sobre un evento o un proyecto de la empresa. No necesita conocimientos de programación o diseño, es una herramienta muy intuitiva y amigable.

Keep

Keep es la herramienta para tener a la mano las ideas o el listado de tareas urgentes. Con esta aplicación puedes organizar todas tus notas importantes, incluir recordatorios y compartirlas con los demás miembros del equipo..

Apps Script

Con Apps Script se crean soluciones informáticas con el lenguaje JavaScript, HTML o CSS para automatizar tareas, conectar las aplicaciones que necesite la empresa o añadir funciones para una mayor personalización de las herramientas de Google Workspace.

Jamboard

Jamboard es la herramienta online que sustituye a la clásica pizarra. Esta aplicación ofrece una pantalla precisa y adaptable para dibujar, escribir, insertar imágenes, importar archivos de Sheets, Docs, etc., todo de forma colaborativa. Es especial para organizar las ideas de un proyecto.  

Google Workspace: herramientas para almacenar y buscar información

Las herramientas para almacenar y buscar información son:

Drive

Drive es el servicio de almacenamiento en la nube. Guarda todos los archivos creados y compartidos en Workspace, pero también sirve para guardar cualquier otro archivo, sin importar el formato. Además, desde allí se comparte, abre y descarga el archivo cuando es necesario, desde un ordenador o desde cualquier dispositivo móvil.

Cloud Search

Google Cloud Search es una aplicación que facilita la búsqueda de información o datos en cualquier aplicación de Google Workspace: Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, etc.

Google Workspace: herramientas para la seguridad y gestión

Para mayor seguridad y control de la información que se almacena y fluye en Google Workspace, Google dispone de las siguientes herramientas:

Admin

Administrador sirve para gestionar la cuenta de Google Workspace empresarial, de una forma centralizada. Te facilita añadir usuarios, incluir o limitar el acceso de dispositivos y configurar la seguridad, entre otras acciones.

Work Insights

Work Insights entrega, en tiempo real, el patrón de uso de las herramientas de Google Workspace, por cada equipo de trabajo. Sirve para observar las tendencias y, después, aplicar las acciones adecuadas, como construir mayores puentes de comunicación, proyectar más reuniones, etc.

Vault

Vault es una herramienta para la conservación y retención de datos de cualquier aplicación de Google Workspace, así como al seguimiento de la actividad de los usuarios Está enfocado para los departamentos jurídicos y de IT de las empresas

Endpoint

Endpoint es una aplicación de gestión y de seguridad. Facilita el control de los puntos de conexión, es decir, controla el acceso que tienen los dispositivos añadidos a la cuenta empresarial de Google Workspace. Ayuda a crear o bloquear contraseñas, eliminar datos, bloquear pantallas, etc.  

Beneficios de Google Workspace

Todas las herramientas de ofimática de Google Workspace trabajan desde una estructura cloud. Todas sus herramientas operan, se gestionan y almacenan la información en la nube. Y los usuarios acceden a dichos recursos por medio de una red de ordenadores o dispositivos móviles.

Para las empresas, utilizar Google Workspace significa un incremento en la colaboración de los equipos de trabajo, entre los departamentos y con otras empresas, lo que se traduce en una mayor productividad.

No importa el lugar en el que se encuentre cada miembro del equipo, siempre podrán coincidir en Google Workspace para aportar, crear y editar documentos, realizar reuniones o enviar notas importantes.

También significa mayor ciberseguridad, porque es un sistema que trabaja con la seguridad desarrollada por Google, pudiendo integrarse con otras protecciones que necesite la corporación.

Por supuesto, cambiar tu empresa al entorno virtual de Google Workspace depende de ti. Pero es una solución valiosa que debe ser tomada en cuenta. Es, en pocas palabras, una plataforma online que nos facilita todas las tareas en la oficina.

Para el trazado de proyectos, toma de decisiones empresariales y aplicación de estrategias, puedo ayudarte. Contacta conmigo y cuéntame qué proyecto deseas poner en marcha

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Sobre el Autor

Francisco Rubio

Francisco Rubio

CEO de ExpacioWeb, Director Ejecutivo de Pull Comunicación y Director de Proyectos en Marketing Surfers. Apasionado de los viajes y la fotografía, y amante del deporte diario.

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